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27.08.2020 Dicas

Temos um Desafio ao mercado: como resolver a quebra do conhecimento quando um colaborador toma a de

Observamos no mercado que está cada vez mais raro encontrar pessoas que constroem longas carreira em organizações. Esse fenômeno tende a ser intensificado nos próximos anos. Alguns especialistas indicam, inclusive, que quem nasceu após os anos 2000 possuirá, provavelmente, três carreiras distintas. Não estamos falando de empregos em três empresas, mas efetivamente carreiras, podendo mudar drasticamente ou não entre áreas. Tenho amigos extremamente competentes que nunca ficaram mais do que três anos na mesma organização.


Quando um colaborador, especialmente o que possui uma posição sênior, deixa a organização, mesmo que esteja exercendo esse cargo há apenas seis meses, geralmente causa uma ruptura no conhecimento interno. Essa situação é exponencialmente pior quando esse colaborador está há anos naquela organização. Maneiras de resolver determinados problemas, como lidar com aquele parceiro em específico, histórico de falhas, “lembrar como era antes e depois de determinada mudança” ... tudo o que podemos considerar como conhecimento “intrínseco”, é perdido do “dia para noite”.


Normalmente, existem dois cenários para a saída de um colaborador:


  • Menos provável: aviso com grande antecedência para que seja executado um phase-out de modo tranquilo. Entretanto, nesse momento, surgem dois cenários desdobrados:


    • O start interno junto ao Departamento de Recursos Humanos para escolher um colaborador, do mesmo ou de outro departamento, que venha a assumir a posição. Dificilmente esse processo ocorre de modo rápido. Ademais, isso impactará diretamente o dia-a-dia dos dois funcionários envolvidos. Na linguagem popular: “o cobertor é curto”; ou

    • A contratação externa de um novo funcionário para substituir o colaborador que está saindo. O processo é ainda mais demorado do que o anterior. Além disso, raramente esse tempo de acompanhamento será suficiente para que o contratado entenda por completo as atividades do que está se desligando, visto que é altamente provável que o novo colaborador chegue apenas na última semana do colaborador a ser substituído.

          • Deve-se mencionar que esse novo colaborador, se for para uma posição pleno ou sênior, tem os próprios “vícios” de trabalho e que existirá um “custo” de adaptação.


Alguns poderiam argumentar imediatamente, enquanto leem o texto, que “tudo” deve ser registrado. Mas, sejamos mais realistas: se, por um acaso, sejam escritas 100 páginas sobre tudo o que foi executado e como o processo é realizado, etapa por etapa, alguém realmente lerá? Alguém conseguirá memorizar e compreender tudo o que está lá? 


Mão de pessoa

Descrição gerada automaticamente


Primeiramente, gostaria de mencionar que existem diversas pesquisas sobre ensino que a “leitura” tende a ser o meio menos eficiente para que alguém aprenda (a prática é a melhor das técnicas de aprendizagem, aliás). Ademais, existe uma chance de desmotivar o novo colaborador ao dizer: “está documentado; leia e é apenas seguir o indicado”. Nesses casos, talvez, as organizações deveriam optar pela contratação de robôs, visto que é um “decoreba”. A minha fala não é irônica, considerando que existem os RPAs (Robotic Process Automation). A área de comércio exterior e logística internacional depende de decisões tomadas pela inteligência de um ser humano (pode ser que, em algum momento, sejamos substituídos por uma Inteligência Artificial Generalista, mas isso é um papo para depois...).


Além do exposto acima, sejamos mais honestos na situação quanto a registrar “tudo”. Isso faria que um colaborador executasse metade do que a dinâmica do comércio exterior exige. Quando (e friso “quando”, pois é menos frequente do que vocês imaginam) as empresas cobram dos colaboradores o registro para gestão interna do conhecimento, os colaboradores apenas criam documentos para as atividades-chave. Isso, definitivamente, está longe do que é desejado pelas organizações, que anseia por alguém entrar “rodando” mais e mais rápido. Isso não ocorre apenas no setor privado, pois quem trabalha alinhado com o setor público também está ciente dos mesmos problemas.


Atualmente, os treinamentos disponíveis no mercado não são rápidos e quando o são, são pouquíssimo eficientes. De um modo geral, os cursos nessa área do conhecimento são caros. Além disso, eles não levam em consideração as dinâmicas internas das empresas, tampouco detalhes de uma determinada operação (exemplo, importações de cargas a granel com descarga direta). Cada uma das empresas possui “uma maneira de fazer” o mesmo (dentro do que está estabelecido na legislação). Pensem que cada uma tem uma disposição de departamentos, clientes e fornecedores com exigências distintas, sistemas internos, entre outras variáveis. Lembre-se, mais uma vez, que os novos colaboradores precisarão se adaptar a essas nuances.


E gostaria de mencionar, pois normalmente nos esquecemos quando montamos uma grade horária de treinamento: nenhum ser humano (com exceção a quem tem memórias totalmente fora do comum) consegue absorver um treinamento por completo e isso nada tem relação com a competência de quem ministra o curso. Quanto mais longo um treinamento e que aborde diferentes conceitos, menor a internalização de informações. Doses homeopáticas de conhecimento é uma excelente opção. Mas é a única? Com o crescente volume de dados, informações e conhecimento que estão disponíveis, as empresas esperam que a capacidade de aprendizado seja rápida. E torna-se cada vez mais claro que não é responsabilidade apenas do novo colaborador esse ponto.


Por fim (estão um pouco cansados, imagino!), a área de comércio exterior sofre com inúmeras legislações. Incontáveis! “Comércio exterior não é para amadores”, como alguns diriam. Receita Federal, Secretaria de Comércio Internacional, Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, Agência Nacional de Vigilância Sanitária e mais quase vinte órgãos influenciam nos processos de comércio exterior. Essas legislações não são estáticas, o que impacta diretamente nos documentos mais antigos que possam ter sido gerados por um colaborador. Essas atualizações são de difícil acompanhamento e as empresas desejam, cada vez mais, algo que seja “mais mastigado” e obviamente atualizado. Quase como se fosse um tweet! Se possível, em infográfico, por favor!


Uma imagem contendo geladeira, quarto

Descrição gerada automaticamente



Ainda poderia continuar a escrever e escrever sobre esse desafio que me encanta! Tem alguma ideia que possa vir a solucionar, mesmo que seja um pedaço, desse problema? Entre em contato com a gente!


Artigo escrito por Yuri da Cunha Ferreira

Especialista em Comex e Analista de negócios da Aceleradora 4Comex

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Realização

A Columbia Trading é uma empresa atuante no ramo logístico e trading no Brasil, parte do Grupo ECOM, líder mundial em operações de Trading de Commodities Agrícolas, é prestigiada por ser uma das empresas mais éticas e responsáveis. Associada ao Instituto Ethos, pautam a experiência do usuário (UX) como ponto chave para o sucesso. Em 20 anos de existência, especializaram-se em soluções para Comércio Exterior, além de possibilitar um processo mais otimizado de importação e exportação aos seus clientes. Veja mais:

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