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Você já participou daquele kick-off empolgante de
um projeto promissor, com muito entusiasmo e otimismo, no qual todos os
problemas dos stakeholders seriam resolvidos?! Acredito que, se não participou,
ao menos deve ter ouvido falar. Ainda mais depois que os problemas durante a
fase de execução do projeto começam a ficar evidentes à organização.
A questão é que há uma grande similaridade entre os
problemas no gerenciamento de projetos de TI e os que ocorrem durante seu ciclo
de vida. Assim como muitos outros temas, a variável humana representa a maior
parte da vulnerabilidade dos projetos. Afinal, são de talentos que são
compostas as organizações e, por mais competentes e dedicados que sejam essas
mentes, estão todos sujeitos a errar.
Discussões sobre julgamentos sobre a capacidade de
cada gestor à parte, meu objetivo aqui é trazer uma reflexão sobre os
principais erros que já cometi, e presenciei, repetidamente nos projetos de TI
e que merecem uma atenção especial para que tenham chances de serem mitigados. Entre
várias oportunidades para melhorarmos a gestão de projetos de TI, listo a
seguir os 7 erros mais comuns:
1-
Subentender ou deixar algo subentendido
Considero esse, e
demais temas que envolvem a comunicação, o erro mais comum e de maior impacto. É
importante considerar que o envolvido no projeto não tem a mesma visão e maneira
de pensar que a sua. Ou seja, tudo o que o outro precisa saber, precisa ser
dito, de maneira clara, mesmo que seja uma dúvida simples. Diversas conversas
difíceis surgem durante os projetos, falhas de entendimento, interpretação
distinta. Com respeito e persistência em uma comunicação, fica mais fácil de
lidar com qualquer assunto.
2-
Negligenciar as expectativas dos stakeholders.
Toda mudança que
altere a estratégia, o prazo, ou qualquer acordo pré-estabelecido pode gerar
frustação, mas com certeza será muito pior se a frustração gerar a quebra de
confiança por falta de transparência. Estar em constante alinhamento com
os envolvidos é extremamente complexo. Todas as atividades precisam ser
comunicadas e o que é esperado de cada parte deve ser dito ou mesmo
questionado.
3-
Deixar de planejar os detalhes das entregas.
Um serviço, um pacote
ou uma entrega são resultados de atividades que devem ser mapeadas, numeradas,
descritas e planejadas, uma a uma, para não se perderem ao longo do processo.
As pessoas responsáveis por executar essas atividades precisam ter muito claro
em suas mentes seus papéis e responsabilidades, em relação a cada parte
da atividade que for envolvida. Além disso, os colaboradores ficam extremamente
mais motivados se eles entenderem claramente para o quê trabalham, qual a sua
função na engrenagem maior.
4-
Não considerar o que pode dar errado
A maioria dos seres humanos é otimista por natureza e evitam pensar no que pode dar errado simplesmente porque entendem que “pensar em algo fará com que isso ocorra”. Pensar em como se prevenir e quais serão os planos para tratar esses acontecimentos indesejados é essencial para combater a Lei de Murphy e buscar a mitigação dos riscos. Isso nada mais é do que um planejamento de resposta aos riscos dos projetos, um tema muito negligenciado por não ser notado seu valor (apenas quando realmente ocorre algum problema).
5-
Não ser
um líder para a equipe do projeto
O gestor de projetos
é o responsável pelo sucesso do projeto. Não pelo fato que dele depende o
planejamento de tempo e custos, ou por ser o porta-voz da empresa com o
cliente, mas por ser o principal responsável por fazer a sua equipe brilhar.
Entre “delegar, esquecer ou abandonar a equipe em meio ao caos” e o “centralizar,
colocar a mão na massa para tudo e não confiar na qualidade do trabalho da
equipe e ser autoritário” está o equilíbrio. A maneira que inspira de ensinar
através do exemplo. A transmissão de confiança e empoderamento através da
motivação. Gerenciar é muito mais que dar feedback formal conforme a cartilha
da empresa. É estar no dia-a-dia da equipe, conhecê-los de perto, potencializar
suas qualidades com trabalhos desafiadores e sustentar suas fraquezas com apoio
e aconselhamento adequado.
6-
Não buscar se desenvolver
Se engana o
profissional que pensa que por ocupar um cargo de gestão ou direção já tem o
conhecimento suficiente. A tecnologia avança e as mudanças estão acontecendo
numa velocidade cada vez maior. O conceito de aprendizado apenas na juventude é
ultrapassado. Um novo modo de pensar sobre o ensino nos incentiva a estudar até
os últimos dias de nossas vidas. A capacidade de aprender, desaprender e
reaprender é fundamental no Século XXI. Aquele “líder” (nem sei se poderia
chamar de líder, na verdade) que não está estudando temas que impactam no seu
dia-a-dia, seja para sua evolução pessoal e ou profissional, e tampouco estimula
sua equipe para fazer o mesmo, está fadado ao fracasso num curto espaço de
tempo e não conseguirá o melhor desempenho que a equipe ao seu redor poderia
entregar.
7-
Estimular a competição ao invés da cooperação
Muito se ouve falar sobre
produtividade, metas, percentual de conclusão e trabalho duro. Porém o estímulo
e a verdadeira cultura da empresa estão focados na obtenção de resultados
individuais, pois o discurso vem mascarado com a “Avaliação de Performance”,
quase sempre individual, desconsiderando todo o trabalho em equipe como um
ponto a ser medido. Trabalho em equipe é o todo, é uma cultura, é a empatia,
considerar o próximo tão importante quanto a si mesmo. É resolver conflitos com
todos ganhando, trabalhar arduamente para descobrir juntos formas de melhorar a
rotina de todos. É criar um ambiente onde as pessoas sintam prazer em estar,
que acreditem valer à pena levantar todos os dias e enfrentar todos os desafios
para construir algo de valor para a organização. O verdadeiro líder precisa ter
claramente na mente que não é apenas a meta que importa, pois sucesso não está
atrelado apenas a isso.
Erros acontecerão. Afinal, esses são vitais para o
nosso desenvolvimento, aprendemos e amadurecemos. Num mundo que vem sendo
tomado por startups (e aqui deixo um elogio a esses empreendedores), existe
cada vez mais espaço para Fail Fast e aprenda ainda mais rápido.
Descobrir por onde não trilhar é, de fato, benéfico e proveitoso, tanto para um
colaborador quanto para uma organização.
Sorte é uma encruzilhada onde preparação e
oportunidade se encontram. Prepare-se e faça diferente!
Kaline Aureliano
Mentora da Aceleradora 4Comex e PMP
A Columbia Trading é uma empresa atuante no ramo logístico e trading no Brasil, parte de um grupo líder mundial em operações de Trading de Commodities Agrícolas, é prestigiada por ser uma das empresas mais éticas e responsáveis. Pautam a experiência do usuário (UX) como ponto chave para o sucesso. Em 20 anos de existência, especializaram-se em soluções para Comércio Exterior, além de possibilitar um processo mais otimizado de importação e exportação aos seus clientes. Veja mais:
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