Alguns dos principais erros no Gerenciamento de Projetos de TI

        Você já participou daquele kick-off empolgante de um projeto promissor, com muito entusiasmo e otimismo, no qual todos os problemas dos stakeholders seriam resolvidos?! Acredito que, se não participou, ao menos deve ter ouvido falar. Ainda mais depois que os problemas durante a fase de execução do projeto começam a ficar evidentes à organização.

        A questão é que há uma grande similaridade entre os problemas no gerenciamento de projetos de TI e os que ocorrem durante seu ciclo de vida. Assim como muitos outros temas, a variável humana representa a maior parte da vulnerabilidade dos projetos. Afinal, são de talentos que são compostas as organizações e, por mais competentes e dedicados que sejam essas mentes, estão todos sujeitos a errar.

        Discussões sobre julgamentos sobre a capacidade de cada gestor à parte, meu objetivo aqui é trazer uma reflexão sobre os principais erros que já cometi, e presenciei, repetidamente nos projetos de TI e que merecem uma atenção especial para que tenham chances de serem mitigados. Entre várias oportunidades para melhorarmos a gestão de projetos de TI, listo a seguir os 7 erros mais comuns:

1-      Subentender ou deixar algo subentendido

Considero esse, e demais temas que envolvem a comunicação, o erro mais comum e de maior impacto. É importante considerar que o envolvido no projeto não tem a mesma visão e maneira de pensar que a sua. Ou seja, tudo o que o outro precisa saber, precisa ser dito, de maneira clara, mesmo que seja uma dúvida simples. Diversas conversas difíceis surgem durante os projetos, falhas de entendimento, interpretação distinta. Com respeito e persistência em uma comunicação, fica mais fácil de lidar com qualquer assunto.

2-      Negligenciar as expectativas dos stakeholders.

Toda mudança que altere a estratégia, o prazo, ou qualquer acordo pré-estabelecido pode gerar frustação, mas com certeza será muito pior se a frustração gerar a quebra de confiança por falta de transparência. Estar em constante alinhamento com os envolvidos é extremamente complexo. Todas as atividades precisam ser comunicadas e o que é esperado de cada parte deve ser dito ou mesmo questionado.

3-      Deixar de planejar os detalhes das entregas.

Um serviço, um pacote ou uma entrega são resultados de atividades que devem ser mapeadas, numeradas, descritas e planejadas, uma a uma, para não se perderem ao longo do processo. As pessoas responsáveis por executar essas atividades precisam ter muito claro em suas mentes seus papéis e responsabilidades, em relação a cada parte da atividade que for envolvida. Além disso, os colaboradores ficam extremamente mais motivados se eles entenderem claramente para o quê trabalham, qual a sua função na engrenagem maior.

4-      Não considerar o que pode dar errado

A maioria dos seres humanos é otimista por natureza e evitam pensar no que pode dar errado simplesmente porque entendem que “pensar em algo fará com que isso ocorra”. Pensar em como se prevenir e quais serão os planos para tratar esses acontecimentos indesejados é essencial para combater a Lei de Murphy e buscar a mitigação dos riscos. Isso nada mais é do que um planejamento de resposta aos riscos dos projetos, um tema muito negligenciado por não ser notado seu valor (apenas quando realmente ocorre algum problema).

5-       Não ser um líder para a equipe do projeto

O gestor de projetos é o responsável pelo sucesso do projeto. Não pelo fato que dele depende o planejamento de tempo e custos, ou por ser o porta-voz da empresa com o cliente, mas por ser o principal responsável por fazer a sua equipe brilhar. Entre “delegar, esquecer ou abandonar a equipe em meio ao caos” e o “centralizar, colocar a mão na massa para tudo e não confiar na qualidade do trabalho da equipe e ser autoritário” está o equilíbrio. A maneira que inspira de ensinar através do exemplo. A transmissão de confiança e empoderamento através da motivação. Gerenciar é muito mais que dar feedback formal conforme a cartilha da empresa. É estar no dia-a-dia da equipe, conhecê-los de perto, potencializar suas qualidades com trabalhos desafiadores e sustentar suas fraquezas com apoio e aconselhamento adequado.

6-      Não buscar se desenvolver

Se engana o profissional que pensa que por ocupar um cargo de gestão ou direção já tem o conhecimento suficiente. A tecnologia avança e as mudanças estão acontecendo numa velocidade cada vez maior. O conceito de aprendizado apenas na juventude é ultrapassado. Um novo modo de pensar sobre o ensino nos incentiva a estudar até os últimos dias de nossas vidas. A capacidade de aprender, desaprender e reaprender é fundamental no Século XXI. Aquele “líder” (nem sei se poderia chamar de líder, na verdade) que não está estudando temas que impactam no seu dia-a-dia, seja para sua evolução pessoal e ou profissional, e tampouco estimula sua equipe para fazer o mesmo, está fadado ao fracasso num curto espaço de tempo e não conseguirá o melhor desempenho que a equipe ao seu redor poderia entregar.

7-      Estimular a competição ao invés da cooperação

Muito se ouve falar sobre produtividade, metas, percentual de conclusão e trabalho duro. Porém o estímulo e a verdadeira cultura da empresa estão focados na obtenção de resultados individuais, pois o discurso vem mascarado com a “Avaliação de Performance”, quase sempre individual, desconsiderando todo o trabalho em equipe como um ponto a ser medido. Trabalho em equipe é o todo, é uma cultura, é a empatia, considerar o próximo tão importante quanto a si mesmo. É resolver conflitos com todos ganhando, trabalhar arduamente para descobrir juntos formas de melhorar a rotina de todos. É criar um ambiente onde as pessoas sintam prazer em estar, que acreditem valer à pena levantar todos os dias e enfrentar todos os desafios para construir algo de valor para a organização. O verdadeiro líder precisa ter claramente na mente que não é apenas a meta que importa, pois sucesso não está atrelado apenas a isso.

Erros acontecerão. Afinal, esses são vitais para o nosso desenvolvimento, aprendemos e amadurecemos. Num mundo que vem sendo tomado por startups (e aqui deixo um elogio a esses empreendedores), existe cada vez mais espaço para Fail Fast e aprenda ainda mais rápido. Descobrir por onde não trilhar é, de fato, benéfico e proveitoso, tanto para um colaborador quanto para uma organização.

Sorte é uma encruzilhada onde preparação e oportunidade se encontram. Prepare-se e faça diferente!

Kaline Aureliano

Mentora da Aceleradora 4Comex e PMP