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Blog Aceleradora 4Comex

19.11.2019 Dicas

Como gerar valor para sua empresa a partir da Gestão de documentos, informações e conhecimentos?

O mundo corporativo é cheio de termos e jargões utilizados diariamente nas empresas, porém nem todas as pessoas sabem exatamente o seu significado ou utilizam os termos de maneira adequada.

Você já deve ter ouvido estes três termos: gestão da informação; gestão da documentação e gestão de conhecimento. 

Muitas pessoas acham que eles são sinônimos, mas na verdade não são. Essa é uma confusão comum, mas que precisa de nossa atenção, pois com a Era Digital, essas “gestões” estão ganhando cada dia mais destaque e relevância.

O primeiro passo é entender o significado de cada um dos termos. Vamos começar por pelo mais popular: a Gestão da Documentação, que em geral, é executada por quase todas as companhias, de forma eficiente ou não, a maioria das empresas já realiza esse tipo de gestão. De forma simples, essa gestão é responsável por avaliar todos os documentos gerados e arquivá-los, física ou digitalmente, de um modo correto. Tem importância destacada num contexto brasileiro devido às exigências normativas.

Feito o básico, queremos provocar vocês a pensar: como podemos extrair mais valor da Gestão de Documentos? 

Em um mundo tão dinâmico, as empresas precisam buscar mais eficiência administrativa e avaliar quais são os documentos adicionais que realmente devem ser elaborados, por quem e por quanto tempo devem ser guardados, fazendo questionamentos como:

    - Qual a utilidade de cada um deles (serve apenas para um projeto em andamento ou terá serventia a posteriori?);

    - A elaboração deve ser delegada especificamente a alguém ou deve ser compartilhada?;

    - Quanto tempo um documento deve ser mantido nos arquivos? 

O segundo termo que precisamos entender é a Gestão da Informação. Documentos podem ser uma importante fonte de informação, mas não a única. Devemos destacar que “informação” é caracterizada por um dado que já foi tratado (ou um conjunto deles). 

Dados transformados em informação podem ser encontrados em todas as atividades, das mais simples às mais complexas. O que vai variar é a abrangência, o alcance e como essa informação é transmitida. Os dados estão em todos os lugares esperando para serem recuperados e interpretados. A gestão de informação entra em cena exatamente nesse momento! 

Poderíamos mencionar que a gestão de informação possui as seguintes etapas: 

    - Identificação das fontes; 

    - Captura de dados; 

    - Classificação de dados; 

    - Processamento dos dados, transformando-os em informação; 

    - Armazenamento da informação; 

    - Distribuição e uso da informação;

    - Retroalimentação. 

Com as ferramentas disponíveis no mercado, conseguimos constantemente capturar e processar mais dados. Entretanto, a pergunta mais relevante neste caso é: em qual informação devemos prestar atenção? 

A Gestão de Informação estruturada, seguindo todos os passos citados, possibilitará a sua empresa responder com maior exatidão a essa pergunta. A retroalimentação de todo o processo ajudará a identificar quais são os erros na captura. 

Agora você pode estar pensando, é bastante trabalho, quanto isso tudo vale? 

A informação é intangível por natureza, mas poderá ser a diferença entre a arrancada, a sobrevivência ou a falência de um negócio.

Isso nos leva ao último termo apresentado: a Gestão do Conhecimento. Para entender essa gestão, precisamos primeiro definir o que é conhecimento: “Uma informação só se torna um conhecimento quanto o receptor realmente internaliza a mensagem transmitida”. 

A informação poderá ser interpretada de diferentes maneiras, gerando conhecimentos distintos. E o conhecimento é o elemento mais complexo de tudo o que abordamos até aqui. Então, como conseguir gerenciar todo o conhecimento gerado por cada colaborador em uma empresa?

Antes de tudo, é bom admitirmos: o compartilhamento de todo o conhecimento por uma pessoa é impossível. A gestão do conhecimento tem alguns objetivos, como: 

    - Incentivar o crescimento da organização, pois “conhecimento pode gerar mais conhecimento”; 

    - Minimizar os impactos da centralização de importantes conhecimentos em um indivíduo; 

    - Permitir que mais colaboradores possam aprender, de modo mais eficiente;

    - Fazer com que a memória organizacional seja mantida de modo regrado e sistematizado, permitindo que a organização     continue a crescer.

Conhecimentos podem ser externalizados em documentos, treinamentos, até em conversas no café. A “externalização” desse conhecimento do colaborador deve ser incentivada constantemente! E isso deve ser parte da cultura organizacional, visto que colaboradores têm medo de serem “descartados” após ensinarem praticamente tudo o que aprenderam ao longo dos anos. Portanto, a gestão do conhecimento deve ser uma estratégia global na companhia!

Por fim, queremos destacar um pensamento de extrema importância nos dias atuais: pensem em como farão essas gestões e não “qual ferramenta vou aplicar para isso”.

Você poderá implementar a melhor ferramenta em nuvem para armazenar os documentos, mas ninguém os ler. Você poderá contratar o melhor software para capturar e processar os dados sobre os seus clientes, mas não saber como transformá-los em informações úteis. Você poderá pagar os melhores cursos de especializações para seus colaboradores, mas esses não compartilharem com a organização. 

Nossa dica final: deixe um pouco o vício em tecnologia de informação de lado, foque nas pessoas e no “como” fazer com que elas façam o melhor uso dessa tecnologia e, principalmente, gerem valor a partir dos documentos, informações e conhecimentos disponíveis.


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