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16.10.2019 Dicas

Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail!

        “Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail”, frase bem famosa, ao menos, aqui no Brasil.

Você, alguma vez, contabilizou a quantidade de horas que gasta em reuniões? Nesse volume de horas, você também deve incluir o deslocamento, quando é externo.  Entretanto, não podemos esquecer das infinitas cascatas de e-mails trocados, seja no departamento, interdepartamental ou com algum parceiro. Qual a porcentagem do dia que gastamos respondendo e-mails?

Todos precisamos sentir que estamos realmente produzindo algo. Isso motiva! Reuniões e e-mails infinitos são duas variáveis no trabalho que, frequentemente, ocasionam um ciclo vicioso: preciso estar dentro daquela sala, depois responder os e-mails e não me sobra tempo para desenvolver aquele projeto pendente.

Não raramente somos os causadores das sensações descritas anteriormente. Então, como podemos tornar uma reunião produtiva? Poderíamos descrever infinitas dicas, mas de modo sucinto, três pontos devem ser obrigatórios:

Pauta. Prepare a reunião com antecedência e compartilhe os tópicos com os envolvidos, inclusive se existirem documentos de apoio. Mantenha o foco e não tente abordar assuntos adicionais. Coloque-os para o fim, se houver tempo. Caso contrário, avalie se é necessário um próximo encontro;

Avalie os convidados. Faça a seguinte pergunta: essa pessoa precisa realmente estar envolvida? Se tiver dúvida, compartilhe-a com um parceiro para uma tomada de decisão em conjunto.

Resultados concretos à conclusão. Não importa exatamente o que seja, um documento, post-its com ideias, uma ata para registrar uma tomada de decisão.

NUNCA agende uma reunião para marcar um encontro. Faça isso por e-mail, telefonema, whatsapp ou ao fim de uma reunião prévia. Se é apenas a divulgação de algum resultado, será que não poderia apenas ser enviado um e-mail? (Não confundir com reuniões de discussão de resultados).

Ainda existe a seguinte situação: seria melhor o encontro físico, mas quando se avaliam os gastos, financeiros e de tempo, envolvidos, ficamos em dúvida. Um exemplo prático? A apresentação para um grande cliente, que não está localizado na mesma cidade que você, sobre o andamento de um importante projeto (não é o kick-off, tampouco o go live). Vivemos numa era digital. Então, por que não propor uma conferência de vídeo? 

Ainda nessa era que vivemos, com a utilização massiva do Whatsapp e ferramentas de comunicação interna, acabamos eliminando uma boa ferramenta para solução do nosso dia-a-dia: o telefone (olha, o smartphone também serve para isso, apesar da Apple ter reinventado essa questão!). Apesar de amarmos responder e-mails, para deixar tudo registrado, um telefonema pode substituir uma infinidade deles. Após desligar, podemos facilmente escrever: “Conforme acordamos pelo telefone, ...”. Chamada via Whatsapp também é válida? Sim!

Por fim, essa mesma ferramenta está sendo utilizada para a tomada de decisões que são importantes. O ideal é que façamos um resumo de toda a conversa e coloque em um e-mail para fins de registro, mantenha o alinhamento nos entendimentos e, para que, inclusive, mais colaboradores estejam cientes, se assim for necessário.

Apenas um comentário final aos líderes: não avaliem a produtividade do colaborador pela velocidade pela qual ele responde a um e-mail, mas pela agilidade e simplicidade com a qual ele resolve o problema.

Não podemos nos esquecer: a comunicação é uma arte e precisamos continuamente insistir no aprendizado até dominá-la.

Reuniões são extremamente importantes para discutir os temas mais duros e difíceis, que, normalmente, devido às tarefas diárias, acabam sempre ficando para depois.

Precisa de algum dado bem importante para a reunião? Consiga-o antes ou tenha ciência que será uma tarefa a ser realizada. Garanta que isso não atrapalhe a fluidez da reunião.

Se você seguir as dicas acima, dificilmente as pessoas ficarão no celular ou respondendo e-mails.


Autor: Yuri Cunha

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